La gestion des documents peut être définie comme le processus de stockage, de localisation, de mise à jour, d’échange et de suivi des documents. Les documents comprennent tout document écrit : un document imprimé ou électronique qui contient des informations à diverses fins. Nous avons compilé pour vous dans cet article, les meilleures astuces pour gérer au mieux les documents professionnels de votre entreprise.
6 conseils pour une meilleure organisation de vos documents
- L’un des facteurs qui contribuent le plus à faire de la gestion des documents un processus efficace est de numériser tous les documents. Disposer d’un inventaire documentaire sur papier engendre de nombreux coûts pour son stockage et sa gestion. De plus, la recherche de fichiers et de documents est beaucoup plus difficile.
- Nommez les fichiers de manière détaillée et cohérente. Il est important de sauvegarder avec des noms qui vous permettront plus tard de les trouver facilement. Vous pouvez également utiliser des acronymes ou des noms abrégés pour que l’année soit également indiquée.
- Utilisez des noms courts. En fait, Windows a une limite de caractères pour nommer ses dossiers. Vous devez également éviter d’utiliser des caractères tels que ñ ou ç car dans certains programmes, ils causent des problèmes.
- Créez des sous-dossiers. Au fil du temps, le volume d’informations augmentera. Par conséquent, il sera nécessaire de créer des sous-dossiers successivement. Par exemple, vous pouvez créer un dossier dans lequel vous pouvez créer des sous-dossiers pour les clients actuels et les clients qui sont partis. De même, dans chaque dossier client, vous pouvez créer d’autres sous-dossiers de matériel client, des dossiers avec chaque projet (brochure, page Web, etc.).
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- Optez pour une arborescence de dossiers simple.
- Mettez en place un système de délégation adéquat : Il est important, lors de la gestion des documents, d’avoir des délégués de chacune des fonctions. Combiné au niveau d’accès, ce facteur peut contribuer à maintenir l’organisation de l’information en n’ayant qu’un ou quelques membres comme personnes ayant accès à ces documents.
